Juridisk · versjon 1.0

Databehandleravtale

1. Partene og forholdet til hovedavtalen

Avtalen gjelder mellom kunden (den behandlingsansvarlige) og Lagabøte AS, org.nr. 938 182 922, Rambergveien 39, 3115 Tønsberg (databehandleren). Den er en del av avtalen om bruk av Lagabøte (hovedavtalen), og gjelder også under pilot og prøveperiode. Ved motstrid går denne avtalen foran når det gjelder behandling av personopplysninger. Når en offentlig kunde bruker statens standardavtaler, inngår denne avtalen som bilag 11 i SSA-lille sky eller SSA-sky, og Lagabøtes standardvilkår som bilag 10.

2. Behandlingens gjenstand, art, formål og varighet

Lagabøte behandler personopplysninger bare for å levere tjenesten til kunden. Behandlingene, kategoriene av registrerte og personopplysninger og lagringstiden står i vedlegg 1. Avtalen gjelder så lenge Lagabøte behandler personopplysninger for kunden.

3. Kundens instrukser

Lagabøte behandler personopplysningene bare etter kundens dokumenterte instrukser. Instruksene er hovedavtalen, denne avtalen og kundens bruk av tjenesten, også når et medlem selv sender en tilbakemelding (punkt 10). Pålegger lov Lagabøte å behandle opplysningene på annen måte, varsler Lagabøte kunden før behandlingen, med mindre loven forbyr det. Lagabøte varsler kunden straks dersom en instruks etter Lagabøtes vurdering er i strid med personvernregelverket.

Lagabøte bruker ikke kundens data til å trene eller forbedre språkmodeller, verken egne eller leverandørenes.

4. Taushetsplikt

Alle som arbeider for Lagabøte, har taushetsplikt om kundens data, også etter at arbeidsforholdet er avsluttet. Lagabøte er kjent med at kundens data kan være underlagt lovbestemt taushetsplikt, særlig etter advokatloven og, for offentlige kunder, forvaltningsloven og særlovgivningen, og at denne plikten også gjelder for Lagabøte og de som arbeider for Lagabøte. Alle som kan få tilgang til kundens data, signerer en taushetserklæring som dekker disse lovene før de får tilgang. Kunden får en kopi på forespørsel.

Lagabøtes ansatte leser kundens innhold bare:

• etter kundens skriftlige instruks, for eksempel i en supportsak, og bare det instruksen gjelder;
• når det er nødvendig for å holde tjenesten i gang eller sikker, for eksempel ved en sikkerhetshendelse, og bare når logger og metadata ikke er nok; eller
• når lov eller rettskraftig pålegg krever det. Kunden varsles da, med mindre loven forbyr det.

Hver slik tilgang registreres med tidspunkt, person, grunnlag og hva som ble åpnet, uten innhold. Kunden får registreringene som gjelder kunden, på forespørsel. Ellers leser teamet bare tilbakemeldinger et medlem har sendt (punkt 10).

5. Sikkerhet

Lagabøte gjennomfører tekniske og organisatoriske tiltak etter artikkel 32, blant annet:

• lagring og behandling i EU/EØS, med unntakene i punkt 7;
• kryptering under overføring og lagring;
• adskillelse av kundenes arbeidsområder både i applikasjonen og i databasen (radnivåsikkerhet), og tilgangskontroll per medlem og oppdrag;
• tilgang til produksjon bare for navngitte personer, med tofaktorautentisering;
• modellkall med kundedata kjøres i EU, og modelleverandørene bruker ikke dataene til trening; vilkårene for lagring hos modelleverandørene står i vedlegg 2;
• sikkerhetskopier i Norge, som utløper etter lagringstiden i punkt 11.

Tiltakene er beskrevet på trust.lagabote.no, og utfyllende dokumentasjon får kunden på forespørsel.

6. Underdatabehandlere

Kunden gir generell forhåndsgodkjenning til at Lagabøte bruker underdatabehandlerne i vedlegg 2, slik oversikten på trust.lagabote.no til enhver tid viser dem. Lagabøte varsler kunden minst 30 dager før en underdatabehandler legges til eller byttes ut, på trust.lagabote.no og per e-post til kundens kontaktperson. Kunden kan protestere skriftlig innen fristen; partene skal da søke en løsning, og kunden kan ellers si opp tjenesten uten kostnad for den gjenstående perioden.

Lagabøte pålegger hver underdatabehandler ved skriftlig avtale de samme personvernforpliktelsene som i denne avtalen, og er ansvarlig overfor kunden for at de oppfylles.

7. Overføring til land utenfor EU/EØS

Kundens innhold lagres og behandles i EU/EØS. Personopplysninger overføres ut av EU/EØS bare med et gyldig overføringsgrunnlag etter kapittel V, normalt EUs standardkontraktsbestemmelser i underleverandørens databehandleravtale. Dette kan behandles utenfor EU/EØS under standardkontraktsbestemmelsene i Vercels databehandleravtale:

• ruting av modellkall: AI Gateway kan behandle en forespørsel i en Vercel-region utenfor EU før selve modellkallet kjøres i EU. Forespørselen lagres ikke der;
• driftsmetadata uten innhold: identifikatorer, tidspunkter og status for bakgrunnsjobber, og driftslogger uten innhold. Innholdet i bakgrunnsjobbene er ende-til-ende-kryptert med en nøkkel Vercel ikke har.

Vercel er et amerikansk selskap, og alle underdatabehandlerne med amerikanske eiere kan i prinsippet få pålegg om utlevering etter amerikansk rett. Et sammendrag av overføringsvurderingen (TIA) får kunden på forespørsel.

8. Bistand til kunden

Lagabøte bistår kunden med å oppfylle de registrertes rettigheter og pliktene i artikkel 32 til 36, så langt det er rimelig ut fra behandlingens art og informasjonen Lagabøte har.

• Henvendelser fra registrerte sendes videre til kunden uten å besvares.
• Kunden kan selv slette et oppdrag eller hele arbeidsområdet i tjenesten.
• Sletting eller utlevering av opplysninger om én person, for eksempel et medlem som har sluttet, gjør Lagabøte på kundens skriftlige instruks innen 30 dager. Å fjerne et medlem fra arbeidsområdet sletter ikke medlemmets arbeid eller tilbakemeldinger, fordi de tilhører kundens arbeid.

9. Brudd på personopplysningssikkerheten

Lagabøte varsler kunden uten ugrunnet opphold og senest 24 timer etter at Lagabøte ble kjent med et brudd som berører kundens data, slik at kunden kan overholde sin egen frist på 72 timer. Varselet beskriver så langt det er kjent hva som har skjedd, hvilke kategorier og omtrent hvor mange registrerte og opplysninger som er berørt, sannsynlige konsekvenser og tiltakene som er satt i verk. Lagabøte sender opplysninger fortløpende etter hvert som de blir kjent.

10. Tilbakemeldinger fra medlemmer

Et medlem kan gi tommel opp eller ned på et svar, med valgfri begrunnelse og kommentar, eller skrive en tilbakemelding om tjenesten. Kunden instruerer Lagabøte om å bruke disse tilbakemeldingene til å forbedre tjenesten.

• En tilbakemelding sendes bare når medlemmet selv gjør det, og skjemaet sier hva som deles.
• Lagabøtes team leser tilbakemeldingen sammen med spørsmålet og svaret den gjelder. Innholdet kopieres ikke ut av tjenesten, sendes ikke til en modelleverandør og brukes aldri til å trene modeller.
• Tilbakemeldinger slettes når arbeidsområdet slettes, eller på kundens instruks (punkt 8). Når et oppdrag slettes, slettes spørsmålet og svaret, men medlemmets egen kommentar blir værende til da.

11. Sletting og tilbakelevering ved opphør

Kunden kan selv eksportere og slette sine data i tjenesten mens avtalen løper. Innen 30 dager etter at avtalen har opphørt, kan kunden be om en full eksport av arbeidsområdet, som Lagabøte leverer innen 30 dager: dokumentene i originalformat, utkast som Word-dokumenter og oppdrag, samtaler og svar med kilder i åpne formater (JSON og Markdown). Lagabøte sletter kundens data 30 dager etter opphør, eller når en eksport kunden har bedt om er levert, med mindre lov krever lagring.

Data slettes ikke enkeltvis fra sikkerhetskopiene, men forsvinner når kopiene utløper, senest 180 dager etter slettingen (90 dagers lagring og 90 dagers gjenopprettbar sletting). Til da brukes sikkerhetskopiene bare til å gjenopprette tjenesten. Lagabøte bekrefter slettingen skriftlig på forespørsel.

12. Dokumentasjon og revisjon

Lagabøte gjør tilgjengelig den informasjonen som trengs for å vise at avtalen overholdes, først og fremst gjennom trust.lagabote.no og dokumentasjon på forespørsel. Kunden, eller en uavhengig revisor med taushetsplikt, kan revidere etterlevelsen med minst 30 dagers varsel, i normal arbeidstid og uten tilgang til andre kunders data. Hver part bærer egne kostnader.

13. Ansvar, varighet, lovvalg og verneting

Avtalen følger hovedavtalens bestemmelser om ansvar, varighet, lovvalg og verneting. Punkt 4, 9 og 11 gjelder også etter at avtalen har opphørt.

Vedlegg 1: Behandlingene

Vedlegg 2: Underdatabehandlere og modellbruk

Underdatabehandlerne for kundens innhold ved inngåelsen av avtalen. Senere endringer følger punkt 6, og den gjeldende oversikten står på trust.lagabote.no.

Modellbruk. Hvert modellkall med kundens innhold sendes med krav om at leverandøren ikke bruker dataene til trening, og at kallet kjøres i EU; kan ingen leverandør kjøre det i EU, avvises kallet. For språkmodellen kreves i tillegg at leverandøren ikke lagrer forespørselen (nulllagring). To unntak:

1. Tekst som gjøres om til søkevektorer, behandles etter leverandørens standard API-vilkår, som kan innebære midlertidig lagring for misbrukskontroll.
2. En leverandør kan beholde en forespørsel som utløser misbruksdeteksjon, etter leverandørens vilkår.